Эффективное ведение претензионной работы

Нарушение условий договора одной из сторон влечет за собой ответные действия второй. Однако организовать их не так просто. Особенно, если у компании или предпринимателя много партнеров и клиентов, и претензионная работа превращается в повседневную.

Сохранить стабильное финансовое положение и хорошие партнерские отношения можно лишь при регулярном контроле условий соблюдения договоров. Поэтому в крупных компаниях на устранение нарушений направлены усилия целых юридических отделов. Их ключевая обязанность - ведение претензионной работы. Ее необходимо организовать таким образом, чтобы одновременно увеличить шансы на решение конфликта и создать доказательную базу на случай суда. 

Что должна включать в себя претензионная работа

Продуктивное решение конфликтов — условие существования честного бизнеса. Ведь часто они вызваны объективными причинами, которые можно устранить. Например, проблемы соблюдения порядка поставки или сроков проведения работ могут возникать из-за сбоя в производственном процессе, трудностей в работе поставщиков и субподрядчиков.

Но в этих ситуациях важно не только выяснить почему же нарушения появились, но и зафиксировать их наличия. Сделать это можно в претензии, адресованной контрагенту или клиенту. 
Поэтому договорно претензионная работа должна включать в себя:

1. Выявление или анализ ранее установленных нарушений договорных обязательств.
2. Их фиксацию в претензии.
3. Направление документа второй стороне.
4. Переговорный процесс и реакцию на ответные действия партнера (например, составление мотивированных отзывов).
5. Оформление достигнутого соглашения. 
6. Если спор решить не удалось - контроль сроков и сбор доказательств для последующего обращения в суд.

Грамотная претензионная деятельность - это «рычаг» регулирования партнерских отношений, позволяющий контролировать взаимное соблюдение прав и обязанностей.

Рекомендации:
Начинайте решение конфликта с составления письменной претензии даже в тех случаях, когда по требованию законодательства или договора такой шаг не является обязательным. 

Чем выгодна договорно претензионная работа по защите интересов компании

Важно подчеркнуть, что конечной целью любой досудебной процедуры выступает защита компании от убытков: от сорванных поставок, просроченных платежей, а если условия договоров нарушает сама компания — от завышенных штрафов и неустоек.

Плюсами качественной претензионной работы являются:

1. Высокие шансы сохранения партнерских отношений. 
2. Конструктивность: официальный документ позволяет донести информацию точнее, чем устные переговоры. 
3. Быстрое решения вопроса по сравнению с судебным путем: самый простой процесс длится не менее 3 месяцев, а прийти к согласию без суда можно значительно быстрее.
4. Экономия ресурсов: мирное решение полностью исключает наличие судебных издержек.
5. Гарантия конфиденциальности и сохранения репутации.
6. Возможность собрать надежные доказательства соблюдения досудебного порядка.
7. Открытие аргументов оппонента и формирование надежной  правовой позиции, при риске судебного разбирательства.

Когда алгоритм действий выстроен профессионально, конфликт сторон можно перевести в статус продуктивных переговоров.  

За шаг до суда

В ситуациях, когда найти решение самостоятельно не получается, письменные и устные переговоры становятся предварительной «ступенью» судебного разбирательства.

Досудебное урегулирование — процедура решения правового конфликта, заключающаяся в направлении партнеру претензии или применении иной мирной процедуры до подачи искового заявления в суд. Как правило, оно является обязательным для допуска сторон к началу судебного разбирательства. Тем самым законодатель призывает предпринимателей попробовать договориться друг с другом без постороннего вмешательства.

В каких случаях без претензии не обойтись

Так, направление претензии перед судом является обязательным:

1. В арбитражном процессе - в ситуациях, закрепленных в ч. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее — АПК РФ). К ним относятся:
   • гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по договорам (подряда, оказания услуг, поставки и т.п.), другим сделкам, вследствие необоснованного обогащения;
   • споры иного характера, если это правило закреплено законом или договором (например, договором транспортной экспедиции).
2. В гражданском процессе - в случаях, напрямую обозначенных в федеральных законах (например, при расторжении договора аренды, если арендатором были нарушены его условия - абз. 7 ст. 619 Гражданского кодекса РФ).
3. В спорах, разрешаемых в порядке административного судопроизводства в соответствии с положениями Кодекса административного судопроизводства РФ (например, по вопросам взыскания таможенных платежей).

Если дело не удастся решить мирно, у компании должны быть доказательства того, что она пыталась урегулировать спор до обращения в суд (когда это обязательно). Ими могут стать: претензия, подтверждение ее направления и т.п. Иначе иск будет оставлен без движения или возвращен.

Исключения из правила

Важно подчеркнуть, что согласно абз. 4 ч. 5 ст. 4 АПК РФ арбитражный суд не требует соблюдения досудебного порядка по делам:

• об установлении юридических фактов;
• о присуждении компенсации за нарушение права на судопроизводство и исполнение акта суда в разумный срок;
• о выполнении арбитражем функций содействия и контроля в отношении третейских судов;
• о признании решений иностранных судов и иностранных решений арбитража;
• в рамках корпоративных споров, 
• о признании несостоятельности (банкротства); 
• приказного производства; 
• инициированным прокурором, госорганами, муниципальными органами власти в защиту интересов и прав организаций и граждан в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.

Варианты организации претензионной работы

Процесс организации работы с претензиями зависит от нескольких факторов:

• среднего количества партнеров, клиентов и сделок компании;
• однотипности или разнообразия заключаемых ею договоров;
• частоты фиксации ошибок и нарушений при исполнении сделок как со стороны партнеров, клиентов, так и самой организации. 

Исходя из количества и сложности возникающих споров целесообразно поручить ведение претензионной деятельности:

1. Юридическому отделу.
2. Штатному юристу.
3. Сторонней компании или специалисту по претензионной работе. 

При выборе обращайте внимание на знание профессионалом специфики вашего бизнеса и корректное ориентирование в процессуальном законодательстве. 

Например, партнерские отношения строительной компании ограничены несколькими типовыми договорами с субподрядчиками и заказчиками. Конфликты случаются, но достаточно редко. В этой ситуации оптимально поручить судебно претензионную работу юридической компании, и обращаться за помощью по мере необходимости.

Больше о досудебном урегулировании арбитражных споров.

Услуги «ДП Консалт» по организации претензионной работы

Лучше выигранного суда только тот, которого удалось избежать. «ДП Консалт» успешно разрешает споры клиентов в досудебном порядке.

Для защиты интересов вашей компании наши юристы:

1. Организуют претензионную работу на постоянной основе в рамках абонентского обслуживания или окажут помощь при возникновении потребности. 
2. Разработают стратегию решения споров без суда. 
3. Подготовят претензию или грамотный ответ на нее. Это позволит устранит эмоциональный характер конфликта и зафиксировать его реальные обстоятельства. 
4. Примут участие в переговорах и согласовании вариантов выхода из сложившейся ситуации.
5. Составят документы, закрепляющие достигнутые договоренности.
6. Помогут реализовать их на практике. 
7. Сведут ваше участие в переговорах к минимуму.